Atribuições do síndico

- Ser o representante legal do condomínio

- O síndico é o responsável por toda a documentação do condomínio, e por representar o condomínio em juízo, quando solicitado;

- Ser o "poder executivo" do condomínio;

Arrecadação do dinheiro dos condôminos;

Pagamento das contas do condomínio ;

Contato com administradora ;

Gerenciamento da área comum ;

Manutenção dos equipamentos do prédio ;

Administração dos funcionários ;

Contratação do seguro obrigatório sobre a edificação;

Convocação de assembléias ordinárias e extraordinárias;

Primeiros passos

- Apresentar-se para administradora e funcionários como o novo síndico do condomínio.

Administradora

- A empresa exerce um cargo de confiança do síndico. Tudo o que ela faz depende de aprovação do síndico, ou de contrato anteriormente estabelecido.

- Isso porque tudo o que a administradora faz é de responsabilidade do síndico.

- Ainda assim, a contratação de uma administradora tem de ser aprovada por Assembléia, segundo a Lei dos Condomínios, salvo disposição contrária na Convenção.

Subsíndico e Conselho

- Normalmente são eleitos conjuntamente com o síndico. Suas funções são determinadas pela Convenção.

- Subsíndico: a existência ou não do cargo é definida pela Convenção. Geralmente tem como função substituir o síndico quando de sua ausência, além das tarefas específicas designadas pela Convenção.

- Conselho Consultivo: de modo geral, confere as contas e documentação do condomínio, auxiliando o síndico e colaborando para a transparência de sua gestão.

- Lei dos Condomínios:

Art. 22 Parágrafo 6° : A Convenção poderá prever a eleição de subsíndicos, definindo-lhes atribuições e fixando-lhes o mandato, que não poderá exceder de 2 anos, permitida a reeleição.

Novo Código Civil.

artigo 1.356 : Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembléia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.

Primeiro passo

Verificar na Convenção as funções atribuídas ao Conselho e ao Subsíndico.

- Lei dos Condomínios (4.591/64):

Principal texto legislativo para o síndico. Não é complexo nem longo, e familiarizar-se com ele vai facilitar sua administração.

Regulamenta a relação entre os condôminos, no que se refere:

À divisão de despesas
À administração do condomínio (incluindo atribuições legais do síndico)
Às assembléias
Ao que deve conter a Convenção
Aos seguros obrigatórios que o síndico deve fazer sobre a edificação.
Ao uso comum das instalações

- Novo Código Civil

- Altera entre outros artigos importantes, a multa por inadimplência de 2% e juros moratórios convencionados ou não sendo previsto, juros de 1% ao mês.

- Convenção

É a "Constituição" do condomínio. Cada condomínio redige a sua, assim que começa a ocupação pelos moradores, regulamentando itens deixados em aberto pela Lei dos Condomínios.

Estipula itens como:

- quóruns para os diversos tipos de votação

- as funções do síndico, subsíndico e do conselho consultivo (além das legais)

- a proporção que cada unidade contribui para as despesas, entre outros .

A Convenção não pode ter itens que contrariem as leis municipais, estaduais e federais.

Para alterações em seu texto, é preciso voto de 2/3 dos condôminos.

- Regulamento Interno

Muitas vezes é um anexo da Convenção. Dispõe de modo mais imediato sobre o uso das instalações comuns, e estipula as multas para descumprimento.

- Lei do Inquilinato

Tem um capítulo específico sobre a divisão de despesas entre inquilino (ordinárias) e proprietário (extraordinárias). ( art. 22 e 23)

- CLT

Principal texto legislativo sobre funcionários.

- Convenção Coletiva

É firmada entre os sindicatos de empregados e de empregadores de condomínios.

A Convenção Coletiva regulamenta alguns pontos deixados em aberto pela CLT, como pisos salariais e vale-transporte.

Primeiros passos

- Os textos que você precisa conhecer bem e ter em mente são a Lei dos Condomínios, a Convenção e o Regulamento Interno. Uma boa leitura deles vai tornar mais simples sua gestão.

- A CLT você só vai consultar em caso de necessidade, bem como a Convenção Coletiva, pois a administradora ou o sindicato dos condomínios podem tirar suas dúvidas.

Arrecadação

- A arrecadação das taxas condominiais deve ser feita de acordo com a fração ideal de cada unidade de acordo com o novo código civil (ART 1336)

- A fração ideal de cada unidade deve estar definida na Convenção.

- O síndico precisa saber quais as despesas ordinárias e quais as extraordinárias.

Ordinárias: despesas de manutenção

Extraordinárias: despesas com benfeitorias , deverão ser cobradas através de cotas extras aprovadas em assembléias.

- É necessário realizar uma previsão orçamentária para o ano ( solicite a administradora) e esta ser aprovada na assembléia ordinária.

Assembléias

- Representam o "poder legislativo" no condomínio. São responsáveis pelas principais decisões, como obras e mudanças na Convenção.

AGO: Assembléia Geral Ordinária.

Acontece obrigatoriamente uma vez por ano, com prestação de contas do ano anterior , previsão de despesas para o próximo e eleições de síndico, subsíndicos e conselho ( de acordo com a convenção).

AGE: Assembléia Geral Extraordinária.

Sua utilidade é tratar de assuntos que não podem esperar a próxima AGO.

- As Convenções geralmente definem os quoruns e votações mínimas para cada assunto tratado em Assembléias.

- O síndico é o responsável pela convocação de Assembléias, e pela comunicação a todos os condôminos do que foi decidido.

- Além de obrigatórias em muitos casos, as Assembléias também são estratégicas para o síndico: permitem que se divida a responsabilidade por uma decisão.

Obs.: De acordo com o novo código civil, só participam das deliberações das assembléias os condôminos quites com suas obrigações condominiais.

Despesas

- Mensalmente, convém enviar o balancete de prestação de contas aos condôminos.

- As maiores despesas do condomínio são a folha de pagamento e conta de água, de modo geral.

- Outras despesas regulares: pagamento do seguro obrigatório, honorários de administradora, contratos de manutenção e conservação (principalmente de elevadores, interfone e jardim), material de limpeza , dentre outros.

- Despesas eventuais: honorários advocatícios e custas judiciais (principalmente em ações trabalhistas e contra inadimplentes) e obras.

Funcionários

- Gerenciar os funcionários é uma das tarefas que requer maior atenção na administração do condomínio. Para os principais problemas, como leis trabalhistas, dicas de contratação, escalas de horários e orientação para procedimentos de segurança, consulte a administradora ou o Sindicato dos Condomínios.

- Muitas vezes os condomínios têm gastos excessivo com horas extras, por causa de escalas de horário mal elaboradas, ou por haver menos empregados do que o necessário.

- É relativamente comum ex-empregados entrarem com processo trabalhista contra condomínios. Isso acontece porque muitos síndicos os mantêm em situação irregular, sem registro ou sem o pagamento devido dos direitos trabalhistas. A situação financeira do condomínio pode ficar delicada por causa de indenizações decorrentes destas ações, além de gastos com advogados.

Fechamento da planilha de ponto

- A administradora envia mensalmente a folha de ponto e a planilha de fechamento. É fundamental que sejam computadas as horas extras devidas, adiantamentos, feriados, folgas trabalhadas, bem como a relação de profissionais autônomos que prestaram serviços ao Condomínio.

Vale Transporte

- É obrigatório o pagamento do vale transporte ao empregado para a locomoção do mesmo ( ida e volta) ao trabalho.

- Na admissão a administradora solicita sempre o comprovante de residência do empregado e a declaração assinada constando o meio de transporte e o valor da tarifa, porém, é fundamental que o síndico informe à Administradora quando houver aumento da tarifa ou em caso de mudança do empregado.

Férias

- É conveniente preparar a escala de férias dos empregados para o ano todo e comunicar à administradora no início do ano, assim, mantêm-se uma programação, evitando pagamento de férias em dobro ou mesmo aquisição de Vale transporte para empregados que irão gozar as férias.

Inadimplência

- Pode comprometer o orçamento do condomínio.

- Cuidado: não são permitidas outras penalidades aos inadimplentes além da multa. É ilegal cortar interfone, fornecimento de água e gás, ou restringir o acesso do condômino às dependências e equipamentos.

- É proibido afixar listas dos devedores em áreas comuns do condomínio, isso além de dificultar a negociação do débito pode acarretar ações judiciais contra o síndico.

- Descontos na dívida ou liberação de multas: só é seguro realizá-los com aprovação de Assembléia. Caso contrário, o síndico que permiti-los pode até ter que repor a diferença com dinheiro do próprio bolso.

Manutenção

- O síndico também é o responsável pela manutenção da estrutura física do condomínio.

- Uma vistoria periódica é bastante útil: uma vez por mês, quinzena ou semana; quanto maior o prédio, menor o período. Ela pode ser feita pelo zelador também.

- As duas principais funções da vistoria: verificar se os equipamentos do prédio estão funcionando bem e observar o aparecimento de problemas na estrutura ainda no início.

Primeiro passo

Se você vai delegar a tarefa da vistoria periódica para o zelador, vale a pena fazer a primeira verificação ao lado dele. Vai servir para você reconhecer cada equipamento do condomínio, como a casa de máquinas do elevador e ver os prazos de validade de extintores de incêndio, mangueiras, bem como, a limpeza de caixas d'água, cisterna e caixas de gorduras. O próprio zelador pode prestar informações importantes nesta primeira inspeção.

Seguros

- Todo condomínio deve contratar seguros sobre a edificação. Os obrigatórios (Lei dos Condomínios) são os que cobrem danos à estrutura, como as coberturas contra incêndio, raios, explosão, danos elétricos, vendaval e impacto de veículos e seguro de vida dos empregados.

- O responsável pela contratação dos seguros, pelo acionamento das coberturas e pela renovação é o síndico.

Primeiros passos

- Veja se seu condomínio tem todos os seguros obrigatórios, e observe a data de renovação.

- Verifique a extensão das coberturas contratadas, para não gastar dinheiro com reparos que poderiam ser reembolsados pelo seguro.

- Consulte um corretor de confiança que indicará o melhor para o condomínio.

Assaltos

- O número de assaltos a condomínios tem aumentado muito. É importante orientar bem os porteiros, zelador e condôminos sobre procedimentos de segurança.

Incêndios

- Quanto à proteção contra incêndios, os equipamentos como extintores e mangueiras devem ser constantemente observados quanto ao seu estado de conservação.

- Pequenos incêndios são relativamente comuns, e podem ser contornados facilmente se os equipamentos estiverem em dia. Por outro lado, podem se alastrar se a mangueira foi danificada por não estar enrolada corretamente, ou se o extintor estiver com a carga vencida.

Primeiros passos

- Checar os equipamentos contra incêndio, principalmente quanto a validade.

Uso comum

- O síndico é responsável pelo gerenciamento das áreas e equipamentos de uso comum , ou seja, tudo o que há no condomínio que não pertence às unidades.

- O Regulamento Interno (RI) do seu condomínio deve prever regras para o uso correto da maior parte destas áreas e equipamentos, como salão de festas e elevador.

- Do mesmo modo, o RI também deve definir multas para o uso incorreto. Quem deve aplicar as multas é o síndico, podendo antes de aplicá-la, enviar uma carta de advertência.

- No Novo Código Civil - art. 1337 , em caso de desobediência a Convenção ou ao Regulamento Interno, o condômino que não cumpre reiteradamente com os seus deveres perante o condomínio poderá, por deliberação de três quartos dos condôminos restantes, pagar multa correspondente até o quíntuplo do valor atribuído à contribuição para as despesas condominiais, conforme a gravidade das faltas e a reiteração, independente das perdas e danos que apurem.

- Mudanças no RI devem ser aprovadas em Assembléia, pelo quórum previsto na Convenção. Geralmente é preciso do voto de 2/3 (dois terços) dos condôminos.

- Tenha o RI do seu condomínio sempre à mão para consulta.

Desejamos a você uma boa gestão.
Um abraço da equipe.

ADMINISTRADORA MAGALHÃES LTDA